Hver topping-out-seremoni er en stor begivenhet – i hvert fall for kunden. Det sier seg nesten selv at du ønsker å dele dette øyeblikket med venner, bekjente, slektninger eller til og med kunder og forretningspartnere. Som regel fungerer dette kun med et invitasjonsbrev. Og de riktige ordene er avgjørende. Grunn nok til å se nærmere på det.
Basic
Toppseremonien er noe som en milepæl i byggingen av en bygning. Dette markerer fullføringen av en viktig første fase av bygget. Det sier seg nesten selv at dette selvfølgelig må feires. Men, som vi alle vet, er en feiring uten gjester ikke mye verdt. For å motivere folk til å faktisk delta på den festlige begivenheten, trengs en invitasjon. Hvis du har slektninger og nære venner, bør det norm alt ikke være noe problem å få dem til å delta på feiringen. Hos bekjente ser det imidlertid litt annerledes ut. Og hvis bygget ikke bare er bygget privat, men fungerer som et nybygg eller forlengelse av en bedrift, møter du raskt nye utfordringer med å nå forretningspartnere, kunder og sist men ikke minst publikum med en fungerende invitasjon. I begge tilfeller må følgende punkter gjøres klart:
- Folk har begrenset tid
- Du er under mange krav i dag og er ofte glad for å ikke ha noen avtaler
- Flere og flere forventer noe spesielt, for eksempel å takke ja til en invitasjon
- Folk må alltid tiltales følelsesmessig og ikke bare rasjonelt
- Jo mer individuell og personlig en invitasjon er, jo mer effektiv er den
- En invitasjon må gjøre deg nysgjerrig og lyst til å delta på arrangementet
- Den bør også være så kort som mulig
- I tillegg til teksten spiller også den attraktive designen en rolle
Folk i dag har uendelige muligheter. De står fritt til å bestemme hvordan de vil bruke sin begrensede fritid. Invitasjonsteksten til en påfyllingsseremoni skal derfor være mest mulig motiverende – og den må nødvendigvis ha noe med det aktuelle bygget og med byggherren å gjøre. Du trenger selvfølgelig også veldig spesifikk informasjon, som dato, sted og start på feiringen.
Nøktern-faktisk versus følelsesmessig-personlig
I utgangspunktet er det to måter å skrive en invitasjonstekst for en topping-out-seremoni - enten nøkternt-faktisk, dvs. fokusert på den essensielle informasjonen, eller følelsesmessig-personlig, uten å gå glipp av nødvendig informasjon. Erfaring viser at den andre tilnærmingen er mer effektiv. La oss se på to eksempler:
- “Vi vil gjerne invitere deg til topping-out-seremonien for det nye huset vårt XX. XX. XXX kl. XX. XX p.m. i XXXXXX Street.”
- “Hurra, det er gjort! Skallet til det nye huset vårt er ferdig, og vi kan feire topping-out-seremonien. For oss er dette et veldig spesielt øyeblikk som vi definitivt vil dele med deg. Vi inviterer deg derfor hjertelig til topping-out-seremonien XX. XX. XXX kl. XX. XX p.m. i XXXXXX Street."
Begge varianter gir en invitasjon og inneholder all informasjonen du trenger. Imidlertid innebærer variant to mye følelser. Det understreker også hvor viktig det er for byggeierne at den potensielle gjesten deltar i arrangementet. Jeg vedder på at det vil tiltrekke seg flere gjester enn alternativ én – rett og slett fordi folk ønsker å bli tilt alt følelsesmessig og personlig. Man kunne nå innvende at dette fungerer privat, men ikke når en bedrift feirer toppseremoni. Det motsatte er sant, en følelsesmessig adresse kan også lages her, selv om den burde være godt målt.
Eksempel
“Skallet til vårt nye administrasjonsbygg er ferdig. Vi vil snart kunne tilby våre ansatte, våre forretningspartnere og våre kunder en moderne, feel-good atmosfære. Dette er et viktig skritt for at våre selskaper skal fortsette å lykkes i fremtiden. Vi vil derfor invitere deg til topping-out-seremonien den XX. XX. XXX kl. XX. XX p.m. i XXXXXX Street."
Følelser spiller også en rolle i denne teksten, uten at den utarter til overflod. Samtidig understrekes viktigheten av det nye bygget.
Presseinvitasjon
Et selskap eller en bedrift bør definitivt invitere pressen til en kommende topping-out-seremoni. Tross alt kan en avisreportasje for eksempel være gratis reklame eller i det minste god PR. For at invitasjonen skal bli lagt merke til, bør invitasjonsteksten inneholde tilleggsinformasjon i komprimert form som redaktører kan jobbe med. Dette inkluderer for eksempel informasjon om hvor mye som ble investert i nybygget eller hvor mange som skal jobbe der i fremtiden. Hvis den har noen spesielle funksjoner, bør du også nevne dem. Sist, men ikke minst, er litt bakgrunnsinformasjon om selskapet viktig.
Dikt
Dikt er ekstremt populære når det kommer til invitasjoner til en topping-seremoni. Du kan finne dem i overflod på Internett. Dikt fungerer absolutt hvis de har en viss ånd og, ideelt sett, også inneholder et snev av humor. De skal imidlertid kun brukes privat. Hvis du bestemmer deg for å bruke et ferdig dikt, må du definitivt sette et personlig preg på det. Til syvende og sist kommer alt ned på individualitet og følelser.
